Der E-Mail-Knigge – eine Hommage an den Brief der Briefe
Die schöne Welt der E-Mails
Heute widmen wir uns einer alltäglichen Tätigkeit. Wir alle schreiben E-Mails – privat oder geschäftlich, mehr oder weniger gerne.
Das E-Mail hat den klassischen Brief abgelöst; ein Segen und ein Fluch zugleich. Dank des digitalen Briefes ersparen wir uns den Gang zum Postschalter, sparen an der Briefmarke und ersparen uns vielleicht sogar das Ablecken deren und des Couverts. Die älteren Semester unter uns erinnern sich vielleicht noch voller Nostalgie an die Leck-Orgien bei grossen Versänden. Na ja, dafür verpassen wir auch die Bewegung, die wir – wenigstens von der Autotür bis zum Postschalter – hätten. Ach ja, und wir verpassen auch die persönliche Bedienung und das freundliche Lächeln hinter der Postschalterscheibe.
Business-E-Mail
In diesem Beitrag geht es um geschäftliche Korrespondenz, bei der privaten sind wir frei und können nach Lust und Laune schalten und walten. Ach ja, zum grammatikalischen Geschlecht gibt es noch etwas zu sagen; wir Schweizer nennen es das E-Mail, während es bei unseren deutschsprachigen Nachbarn im Norden meistens DIE E-Mail heisst.
Regeln
- Bedenke: Dein E-Mail ist ein nicht anderes als ein Geschäftsbrief, also wird er mit Anrede und Grusswort ausgestattet. Apropos Anrede, bitte streiche «liebe alle» und «geschätzte alle» aus deinem Vokabular. Auf Deutsch funktioniert das englische «dear all» leider nicht wie gewünscht. Oder ist es gar ein Befehl: liebe alle!?
- Formuliere den Brief in aller Höflichkeit, die im Business erwartet wird, aber bitte ohne Floskeln. Danke weder für das Verständnis, das du vielleicht gerne hättest, aber eigentlich gar nicht bekommst, noch stehe jederzeit zur Verfügung.
- «Höflich» betrifft auch die Länge; fasse dich kurz und klar. Der Empfänger ist oft im Schuss und hat selten Zeit und Musse, sich in deinem Roman zu vertiefen. Auch hier kannst du die KISS-Methode anwenden.
- Korrekte Rechtschreibung: lies dein eigenes E-Mail selbst nochmals durch. Manchmal hast du keine Zeit dafür, das glaube ich dir. Und nichtsdestotrotz verzichte bitte nicht darauf. Fehler werfen lange Schatten auf deine Kompetenz. Aktiviere die automatische Rechtschreibprüfung – aber verlasse dich nicht blind auf sie.
- Prüfe nochmals den Empfänger. Dazu hätte ich ein paar Anekdoten aus dem meiner beruflichen Vergangenheit, über die ich heute herzhaft lachen kann, die ich damals jedoch gar nicht lustig fand und die Konsequenzen ebenso wenig. Selbstironie ON. Wer ist zu einer Handlung aufgefordert, wem dient die Information lediglich zur Kenntnisnahme? Die zweitere Gruppe gehört ins CC. BCC ist – ausser bei einem Massenversand – tabu.
- Braucht es die Signatur wirklich bei jeder Weiterleitung und jeder Antwort? Ja, sie hilft ungemein, wenn dich jemand telefonisch kontaktieren will. Es ist sehr umständlich, in alten E-Mails oder sonst irgendwo nach deiner direkten Telefonnummer zu suchen.
- Sei vorsichtig bei Abkürzungen. Ich lasse sie am liebsten gleich ganz weg. Es kostet mich wenig, dem Leser das Ratespiel zu ersparen.
- Formuliere aktiv statt passiv, positiv, verwende Verben statt Nomen (enden auf -heit, -ung, tion).
- Und dann noch, für mich, die wichtigste Regel: Unangenehmes und Probleme gehören nicht in ein Business-E-Mail. Denke daran, das Internet vergisst nie und schwarz auf weiss ist jederzeit ein Beweis. Ein klärendes Telefongespräch ist hilfreich und von Mensch zu Mensch ist die Konfliktbewältigung einfacher als von Bildschirm zu Bildschirm.
Und zuallerletzt: die richtige Rechtschreibung auf Deutsch lautet E-Mail, nicht Email, email, e-mail, e-Mail oder was es sonst noch alles gibt.
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